Dies ist ein Gastbeitrag von Bernhard Reiter von der ISPICO GmbH.
Googelt man „Empirische Geschäftsprozesssteuerung“, so erhält man keinen Treffer. Wir hingegen verwenden diesen Begriff, um den Einsatz agiler Methoden aus der Softwareentwicklung im Zuge der Digitalisierung in neu hinzugekommenen Geschäftsprozessen zu beschreiben. „Empirische Prozessteuerung“ ist in Scrum eine zentrale Kategorie und bedeutet, dass die Planung von neuen Softwarereleases auf Basis der gemessenen Entwicklungsgeschwindigkeit aus vergangenen Sprints (das ist, vereinfacht gesprochen, der Takt des Softwareentwicklungsfließbands) abgeleitet wird.
Was verstehen wir nun darunter? Bei der Einführung von Internen Kontrollsystemen (IKS) empfehlen wir unseren Kunden die Nutzung eines Ticketsystems für die Steuerung, Dokumentation und Auswertung der Kontrollen. Denn letztlich geht es in einem Unternehmen immer darum, dass „irgendjemand, irgendwas bis irgendwann“ zu erledigen hat. Das gilt im Besonderen für Kontrollen. Und das wiederum lässt sich nach unserer Auffassung am besten mit einem Ticket abbilden. Denn ein Ticket enthält mindestens diese Informationen: den Arbeitsinhalt, einen Bearbeiter, eine Fälligkeit und den Status. Zudem kann durch Customizing ein Ticket an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden.
Hat man sein Kontrollumfeld nach diesem Muster granular aufgebaut, ergeben sich hocheffiziente Möglichkeiten. Über Filter und Dashboards kann die Transparenz des IKS entsprechend der jeweiligen Stakeholder mit wenig Aufwand bedarfsgerichtet herbeigeführt werden. Denn die Geschäftsführung, die Fachbereichs-, Abteilungs- und Gruppenleiter, die Compliance-Abteilung und die Interne / Externe Revision haben ein ganz unterschiedliches Informationsbedürfnis entsprechend der notwendigen Aggregationsstufe. Personen, die mit der Kontrolldurchführung betraut sind, werden über die Beschreibungstexte und E-Mail-Erinnerungen durch das IKS gelotst. Und letztlich lassen sich die Fragen „Zeigen Sie mir bitte Ihr Internes Kontrollsystem“ und „Weisen Sie mir die Wirksamkeit Ihres IKS nach“ anschließend trennscharf beantworten.
Doch auch jenseits des IKS bzw. der Compliance sehen wir für diesen neuen Ansatz der Arbeitsorganisation eine goldene Zukunft voraus. Denn letztlich lassen sich unzählige Managementprozesse nach diesem Muster effizient und zum Nutzen aller umsetzen.
